Guide Fonctionnel Bio Partage

Un Groupement d’achat n’a pas d’existence juridique ou de forme définie, il n’y a aucune démarche à faire pour créer un groupement outre le fait de se mettre en relation avec d’autres « partageurs ». Certains groupes fonctionnent sous forme associative ce qui est tout à fait possible mais non obligatoire. Des amis qui se réunissent pour faire une commande ensemble forment un Groupement d’Achat à proprement parler.

Au sein de chaque groupe il y a un coordinateur qui est la personne de contact pour la Scop Bio Partage (passage des commandes, réclamations, paiement, …).

CREATION DU GROUPE

L'animateur crée son groupe le site et invite ses amis à se connecter au site pour rejoindre le groupe.

CREATION CATALOGUE SELECTION

Le coordinateur du groupe peut crée son propre catalogue sélection, rajoute éventuellement des productions locales puis chaque partageur peut se connecter au catalogue du Groupe.

PASSAGE DES COMMANDES

Le passage des commandes se fait aujourd’hui via le site biopartage.com
L’outil enregistre les commandes de chacun, fait le point sur le remplissage des colis pour les articles qui sont par colis, puis en fin de commande, l'animateur valide la commande groupée en un clic.

FRANCO DE LIVRAISON

Pour bénéficier de la livraison gratuite il faut atteindre un minimum (franco) de 500 Euros pour la première commande et 1000 Euros ensuite. Sinon les frais de livraison s’élèvent à 10% de la somme manquante pour atteindre le franco (par exemple 10 Euros pour une première commande de 400 Euros, 20 Euros pour une deuxième commande de 800 Euros).

Une petite jauge dans l’outil de partage permet à chaque participant de visualiser le montant global de la commande en cours.

Le minimum de livraison est de 350 Euros.

La commande doit nous parvenir (via l’outil de partage) 48h* avant le jour de réception souhaité.
* :excepté lors de la 1ère livraison qui peut demander un délai supplémentaire de création de plan de livraison (3-4 jours)

LIVRAISON

La livraison se fait via un transporteur avec un camion de 19 tonnes. Si vous habitez dans un endroit interdit d’accès à ce type de véhicule il faut nous le signaler lors de la création du compte, un véhicule plus petit sera alors utilisé par le transporteur. La livraison se fait entre 8h et midi et il est impossible d’être plus précis, cela dépend de la tournée du transporteur.

Lors de son arrivée le transporteur décharge la ou les palettes. Il vous remet un Bon de Transport, document a signer et à lui remettre (il y a une copie pour vous). Par ce Bon de Transport vous accusez bonne réception de la commande.

Il est important de faire le tour de la palette pour vérifier qu’aucun dégât n’a eu lieu : liquide qui coule sous la palette ou autre... Si un problème est constaté il vous faut indiquer « Avec Réserves » sur le Bon de Transport qui repart avec le chauffeur et pour mémoire sur le Bon de Transport que vous conservez précieusement.

DEBALLAGE DE LA PALETTE

Une fois le gentil transporteur reparti , retirer le film plastique, trouver le Bon de Livraison.C’est le document qui reprend la liste des colis présents sur la palette mais aussi les produits non livrés du fait d’une rupture de stock.
Ce déballage a pour but de vérifier que ce qui a été livré est bien conforme au Bon de Livraison. Il faut alors pointer sur le Bon de Livraison chaque colis présent sur la palette pour vérifier que tout est bien là.
Ce déballage doit se faire dès l’arrivée de la palette afin que les éventuelles réclamations puissent être prises en compte.

Si des erreurs sont constatées (produits en trop, en moins, casse) vous devez les indiquer dans l’outil de partage et les réclamations nous sont automatiquement envoyées. Les produits cassés ou en moins sont automatiquement retirés des commandes. Vous pouvez enfin imprimer la liste des facturettes par personne.

Toute réclamation ne sera retenue que si elle nous parvient le jour même de la livraison.

FACTURE

Suite à la réception de vos éventuelles réclamations nous éditons la facture que nous vous transmettons par mail. C’est la facture officielle de la commande groupée réalisée à travers la Scop Bio Partage. Les facturettes par personnes sont données à titre indicatif.

PAIEMENT

Le paiement à Biopartage est à réaliser dans les 3 jours suivants l’arrivée de la palette. Ce délai vous laisse le temps de récupérer le paiement de chaque partageur. Vous pouvez payer par chèque ou virement bancaire. En cas de paiement par chèque il est tout à fait possible d’envoyer une enveloppe contenant plusieurs chèques, un par partageur par exemple).

LE PARTAGE AVEC LES GROUPES ACTIFS

Les groupes « actifs », c'est-à-dire qui réalisent une commande par mois, ont une remise de 2% sur le total de la commande qui est effectuée. Cette remise a pour objectif de soutenir les associations ou les structures qui prennent en charge l’organisation de commandes groupées ou de rétribuer les particuliers qui souhaitent faire de la gestion de groupements d’achats une activité complémentaire. La prise d’un statut professionnel est alors requise (auto-entrepreneur par exemple).

Pour la gestion du local si cela est géré bénévolement il n’y a aucune contrainte par contre si une marge est prise par le Groupement il faut un statut permettant d’encadrer l’activité (association ou auto entrepreneur).

BIOPARTAGE ET LE LOCAL

Parce que nous sommes persuadé que le bio local est une réponse concrète à bon nombre de problématiques écologiques nous encourageons les Groupements d’Achat à s’approvisionner en bio local pour tout ce qui est possible de trouver et pour le reste de passer par la Scop.

L’outil de partage a été pensé pour permettre l’intégration des produits locaux par le coordinateur de groupe ou par les producteurs eux-mêmes.

Un guide sur "le local dans les Groupement" est en cours de rédaction, de même qu’un guide d’utilisation de l’outil de partage version animateur de Groupe.

En attendant n’hésitez pas à nous contacter pour tout renseignement ou information complémentaire.
Au plaisir de partager avec vous !

L’équipe Bio Partage
biopartage@gmail.com
09 53 38 68 96